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四大方法帮助机构管理时间,提升效率 | 团队管理

浏览次数:484次      更新时间:2018-07-24 09:45:46

中商学院导读:

时间就是金钱,就是生命,一个机构只有管理好时间,才能提升效率,创造更多的价值。

 

“张校,这个策划案我能缓一天交吗?”

 

“为什么?”

 

“今天咱们临时通知开会,结果就花了大半天的时间,我这实在是……没办法完成了。”

 

发生这样的情况怎么办?指责员工拖延?还是反思一下,工作时间应该如何管理,才不至于出现类似这样,临时增加事务,导致日常工作混乱的情况?

 

——事实上,出现这样尴尬的情况,往往就是时间管理不当所致。常见的时间管理失当包括信息传达上的曲折,比如领导让员工做一个什么事,结果一层层地转达,导致信息出错,结果也就不会很理想,又比如,像开头提到的那种情形,临时会议占用大量工作时间,导致工作难以按时完成,而这类临时开展的会议却又往往没什么成果……

 

这都是在浪费时间啊。

 

常言道,时间就是金钱,但很多学校、幼儿园在管理金钱时足够用心,却往往缺乏对时间管理。很多人会觉得,时间管理不是都讲的一个人要怎么提升效率,规划时间吗?对于办学校,办幼儿园,有什么意义呢?其实,对于一个企业,一所学校,一家幼儿园,时间管理是非常有必要的,这里的时间管理,管理的不是单个人的时间,而是整个系统的工作时间,尤其是那些需要协作的共有时间。要知道,时间也要像管理金钱那样用心,才能有助于避免工作中浪费时间,效率低下,从而提升工作的质量,产出更多的成果。

 

具体有哪些方法呢?

 

时间管理,团队管理



 

1.制定完善的时间管理制度

 

就像其他任何事情一样,时间的规划安排也需要把它制度化,使之可以长期施行下去。

 

这个制度,除了我们平时既有的考勤制度,休假制度,也包含日常工作时间的管理。

 

大量的时间都是在平时的点点滴滴中被浪费掉的,所以被很多人忽略的日常工作时间管理,其实很重要。

 

对于日常工作时间管理,我们可以梳理日常主要工作,预估各事项花去的时间,发现平时最容易浪费时间的地方,让员工明确有哪些事是最紧要的,必须立刻执行,哪些是次要的,可以延迟,而哪些事情是不可以做的,此外就是团队协作的事项,比如会议,需要从制度上对此做出更为合理的时间规划。



 

2.围绕具体事项制定简明有效的流程

 

对于会议之类的事项,必须制定简明有效的流程规范,如果缺乏规范,就可能造成时间浪费。

 

以会议为例,首先事前必须制定明确的议程,将会议要达成的目标落在纸面上,让会议主持人和参会者都能明确议事目标。

 

其次,在开会前,要做好准备,比如你要开一个招生活动策划会,事前就要把背景资料准备好,发给参会者看,这样可以省却一些开会的时间消耗。

 

最后就是必须按时开始,准时结束,说好是几点开始,就几点开始,不可拖沓,要建立一种开会的仪式感,让所有人进入开会议事的状态,规定好结束时间,如果没有得出明确的结论,就立刻结束会议,不要浪费时间。



 

3.精简机构,统一决策标准

 

有时候过于复杂的层级结构会影响信息传达,让决策成本过高,有时候缺乏决策标准,会让很多事情难以决策,所以根据我们的幼儿园整体实际情况,可以减少一些因为人员层级,扁平化地建立决策机制,同时,如果缺乏统一的决策标准的话,可能会让决策过程模糊,浪费很多时间,制定统一的决策标准,可以让很多事情的决策变得更高效。



 

4.做好时间预算

 

最后,机构最好建立起科学的时间管理观,用时间预算的方式来做时间管理。每天我们工作的时间都是有限的,尤其对于培训学校和幼儿园来说,每天事务很繁忙,诸多日常琐事就耗去了大量的时间。当我们需要拿出空出来的时间去做别的事,比如开会,研讨之类,就需要严格地把控时间,避免浪费,为这类固定的日常事务外的事情划定时间段,就像资金预算一样,比如预设了3小时的开会时间,那么如果开了1小时的会,就应该从时间预算中扣除1小时,切不可超支。

 

时间就是金钱,就是生命,一个机构只有管理好时间,才能提升效率,创造更多的价值。

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